tisdag, januari 30, 2007

Lite tankar kring stora mailboxar...

Mailbox quota är ett intressant ämne att disskutera... Alla undrar vad som är normalt, eller vad alla andra har. Frågan är dock inte så lätt att svara på. Generellt kan man säga att mindre företag ofta har generösa quotor, medan större organisationer brukar vara restriktivare. Men trenden är tydlig, snittmailboxen växer ...och det är snabbt! Ska vi lyssna på Gartner så är det trendigaste just nu mailboxar utan quota!

När jag började jobba med mailsystem för lite mer än 10år sedan var snittmailboxarna begränsade till 5-20MB. Det kan vi ju skratta gott åt idag, men å andra sidan skickade vi inte i närheten lika mycket mail som idag. Snittmailet låg på ett par hundra byte medans det idag ligger på ett par kilobyte. Jag kollade just min egen mailbox, där fanns bara två mail som låg under 1KB. Men en viktig parameter att ta med är att vi då, för 10år sedan inte hade ett sekels historia att spara i mailboxen!

Vi tekniker har sen e-postens födelse predikat för användarna om hur mailboxen ska hållas ren och att det inte är en lagringsplats eller ett arkiv. Men alla användare jag känner inklusive mig själv gillar att spara all korrespondans i mailboxen eftersom det är så enkelt att hitta det man söker oavsett var man är. Och ännu enklare blir det med alla indexeringstjänster som finns att ladda ner och numera byggts in i Outlook 2007. Kommande versioner av Windows Mobile kommer t.om. kunna göra sökningar i hela mailboxen. Och handen på hjärtat nu... hur många av er tekniker har samma mailbox-quota som era "standard-användare"?

Så om vi nu konstaterar att verksamheten behöver större mailboxar. Vad ska vi göra för att leva upp till dom förväntningarna? Att bara ta bort quotorna, stoppa in mer disk och låta mailbox databaserna växa ohämmat är förståss ingen lösning. Att sätta restriktiva quotor och låta användarna skapa PST filer är heller ingen bra lösning. Jag är ingen förespråkare för obegränsade mailboxar. Men jag är en förespråkare för stora mailboxar! Hur mycket data vi kan lagra styrs förståss dels av hur mycket storage vi har råd med, men framförallt av hur snabbt vi kan lägga tillbaka data från en backup om något går fel. Med snabbare backupverktyg med högre lagringskapacitet kan vi tillåta våra databaser att bli större. Men någonstans går vi ändå i taket för vad våra backupverktyg kan prestera. Men databasens storlek är inte det enda vi som administratörer behöver oroa oss för. Även om vi kan hålla databas filerna på en ok nivå måste vi tänka på att hålla de enskilda mailboxarna på en hanterbar nivå. Den största Exchange-mailboxen jag känner till har passerat 30GB nu. En så stor mailbox är svår att hantera ur flera avseenden. Att flytta en så stor mailbox mellan databaser eller servrar blir komplicerat då det kommer ta en enorm tid samtidigt som det skapar en stor mängd transaktonsloggar. Att sätta upp en Cached Mode profil för en så stor mailbox kommer också innebära ett gäng problem. Och att göra restore av mailboxen om ex. kalendern synkats sönder skulle innebära många timmars jobb.

Men vi har flera frågeställningar att ta hänsyn till. Jag nämnde indexeringsverktyg och söktjänster tidigare. Dessa verktyg ger oss ett litet annat huvudbry. När vi lagrar stora mängder objekt i en mapp i vår mailbox (speciellt i systemmappar som inkorgen, skickat, kontakter m.fl.) blir det ett väldigt tungt jobb för Exchange servern ex. när vi väljer att sortera om i olika vyer. Därför bör vi undvika att lagra mer än 4-5000 objekt i en enskild mapp. Eftersom dessa nya sökverktyg gör det så enkelt att söka i mailboxen struntar vi nu i att vara duktiga och sortera in saker i undermappar vilket motverkar det jag just nämnde. Hur förklara man det för en användare?

Den bästa sättet vi har idag för att begränsa att databasfilerna drar iväg för mycket i storlek är att titta på ett 3:e parts arkiveringsverktyg. Dom kan ta ut gammal information som inte används så ofta samt större bilagor och lagra dessa i ett system bredvid. Därmed kan vi hålla hanterbara storlekar på Exchange serverns databaser, eftersom det bara är den fräschaste informationen som lagras däri. Dessutom bli mastodont mailboxarna inte så väldigt stora i själva mailbox-databaserna eftersom det mest arkiveras ut. Arkiven kan sen backas upp med lite andra metoder och intervall eftersom de ofta inte har samma krav på restoretider som Exchange databaserna. Marknadsledande på dessa system är Enterprise Vault från Veritas och EAS från Zantaz. Tyvärr är den här typen av system fortfarande ganska dyra, vilket gör att de inte riktigt är något för alla riktigt ännu.

Att trenden går mot större mailboxar är tydligt. Microsoft har själva ökat sina quotor för användarna till 2GB, och i Exchange 2007 sätter man för första gången en default quota på mailboxarna. Den är satt på just 2GB (den kan numera även sättas högre än 2GB i det grafiska administrationsgränsnittet). Men när ni funderar på att höja era quotor, kom ihåg att ni aldrig kan tillåta att datamängden att växa mer än ni klara av att hantera i ett disaster recovery scenario, och det i rimlig tid.

Om ni vill läsa mer om hur stor ni kan förvänta er att en databas blir med höjda quotor finns utmärkt läsning här: http://msexchangeteam.com/archive/2007/01/15/432199.aspx

Föresten! För er som läste mitt föregående inlägg om nummerplåtar, jag letar efter 027 nu...

Inga kommentarer: