Ett Unified Communications projekt är så mycket mer än att implementera ett nytt meddelandesystem eller att ersätta en gammal PBX. Unified Communication handlar om att ändra sättet folk jobbar på och hitta nya effektivare sätt att kommunicera på. Idag ser jag tyvärr rätt ofta att man startar med goda intentioner men inte riktigt orkar hela vägen fram. Ofta brister det kring utbildning eller kommunikation till användarna när man ger dom ett nytt verktyg men inte talar om hur dom ska kunna dra nytta av det i sin vardag. En annan punkt där jag ser att många stupar på mållinjen är runt kringutrustning. Alla känner ju till uttrycket att en kedja aldrig är starkare än sin svagaste länk... Många projekt kring nya teknologier tenderar allt för ofta i att bara bli just ett teknikprojekt. Och just därför stupar också många projekt. Det tillfälle där en användare för första gången tänkt nyttja en lösning för Web eller videokonferens är kritiskt för hans uppfattning kring vårt UC projekt. Om det tar en kvart att komma igång med mötet så kommer han troligen tycka att det inte fungerar och nästa gång falla tillbaka till att använda en metod som fungerat tidigare. Han/hon har troligen förberett sig ordentligt inför sitt möte, men kände att det inte bar hela vägen just för att tekniken strulade och man inte kom igång som man hade tänkt, eller att upplevelsen av mötet blev dåligt för att det inte lät bra, eller att bilden var kass. Det är ju jättetråkigt när vi gav oss in i projektet med idén om att vi skulle kapa kostnader i form av resor samt förbättra kommunikationen på företaget. Och i många fall handlar det egentligen bara om att orka springa hela vägen in i mål! Ett UC projekt är inte bara teknik, vi måste se till att upplevelsen blir bra hela vägen. Vi måste hjälpa organisationen att få in UC i sin vardag så att det blir en naturlig del i kommunikationen.
Hjälp folk att komma igång!
Har man väl lyckats med sitt första möte är man mycket tåligare om det skulle strula framöver. Jag tror inte att stora utbildningar eller samlingar i ”hörsalen” är det effektivaste sättet att hjälpa igång folk, men var med när man startar de första viktiga mötena, erbjud ”öppethus” eller demonstrationer. Lägg ut lathundar och var ett stöd att komma igång. Om man väl haft en bra första upplevelse och det strular andra gången är det mycket lättare att reparera. Angående lathundar så finns det massor av material från Microsoft.
Skaffa rätt kringutrustning. Kvalitet kostar!
I ”PC” världen har man rätt ofta en övertro till att allt med en USB kontakt fungerar lika bra, oavsett pris. Ett headset köpt hos Kjell för ett par hundringar duger väl? När det kommer till just högtalartelefoner, headsets och handsets så är det en enormt stor skillnad på billigt skräp och på riktiga prylar. De headsets som vi köper på Mediamarkt är oftast gjorda för att kunna sitta hemma i lägenheten och köra Skype med kusinen i Australien. Där fungerar dom oftast ganska bra, nätverksförbindelsen sätter en del gränser för hur bra det kan låta, och dessutom sitter du oftast i en i övrig rätt tyst miljö. I vårt projekt vill vi gärna nå hela vägen fram och kunna få ut upplevelsen av bra ljud som vi kan få med en wideband codec. Ett headset måste fungera bra även i ett bullrigt kontorslandskap, en högtalartelefon måste fånga upp ljudet från alla som sitter med i mötet. Det är trist om man faller på mållinjen bara för att man snålar med det sista. Ingen köper väl nya däck till Porschen på Mekonomen?
”Certifieringsprogrammet”
Optimized for Communicator är till för att hjälp oss att hitta saker som är anpassade för, och fungerar bra med Communications Server, andra UC leverantörer har sina certifieringsprogram.
