Lite tankar kring stora mailboxar...

Mailbox quota är ett intressant ämne att disskutera... Alla undrar vad som är normalt, eller vad alla andra har. Frågan är dock inte så lätt att svara på. Generellt kan man säga att mindre företag ofta har generösa quotor, medan större organisationer brukar vara restriktivare. Men trenden är tydlig, snittmailboxen växer ...och det är snabbt! Ska vi lyssna på Gartner så är det trendigaste just nu mailboxar utan quota!

När jag började jobba med mailsystem för lite mer än 10år sedan var snittmailboxarna begränsade till 5-20MB. Det kan vi ju skratta gott åt idag, men å andra sidan skickade vi inte i närheten lika mycket mail som idag. Snittmailet låg på ett par hundra byte medans det idag ligger på ett par kilobyte. Jag kollade just min egen mailbox, där fanns bara två mail som låg under 1KB. Men en viktig parameter att ta med är att vi då, för 10år sedan inte hade ett sekels historia att spara i mailboxen!

Vi tekniker har sen e-postens födelse predikat för användarna om hur mailboxen ska hållas ren och att det inte är en lagringsplats eller ett arkiv. Men alla användare jag känner inklusive mig själv gillar att spara all korrespondans i mailboxen eftersom det är så enkelt att hitta det man söker oavsett var man är. Och ännu enklare blir det med alla indexeringstjänster som finns att ladda ner och numera byggts in i Outlook 2007. Kommande versioner av Windows Mobile kommer t.om. kunna göra sökningar i hela mailboxen. Och handen på hjärtat nu... hur många av er tekniker har samma mailbox-quota som era "standard-användare"?

Så om vi nu konstaterar att verksamheten behöver större mailboxar. Vad ska vi göra för att leva upp till dom förväntningarna? Att bara ta bort quotorna, stoppa in mer disk och låta mailbox databaserna växa ohämmat är förståss ingen lösning. Att sätta restriktiva quotor och låta användarna skapa PST filer är heller ingen bra lösning. Jag är ingen förespråkare för obegränsade mailboxar. Men jag är en förespråkare för stora mailboxar! Hur mycket data vi kan lagra styrs förståss dels av hur mycket storage vi har råd med, men framförallt av hur snabbt vi kan lägga tillbaka data från en backup om något går fel. Med snabbare backupverktyg med högre lagringskapacitet kan vi tillåta våra databaser att bli större. Men någonstans går vi ändå i taket för vad våra backupverktyg kan prestera. Men databasens storlek är inte det enda vi som administratörer behöver oroa oss för. Även om vi kan hålla databas filerna på en ok nivå måste vi tänka på att hålla de enskilda mailboxarna på en hanterbar nivå. Den största Exchange-mailboxen jag känner till har passerat 30GB nu. En så stor mailbox är svår att hantera ur flera avseenden. Att flytta en så stor mailbox mellan databaser eller servrar blir komplicerat då det kommer ta en enorm tid samtidigt som det skapar en stor mängd transaktonsloggar. Att sätta upp en Cached Mode profil för en så stor mailbox kommer också innebära ett gäng problem. Och att göra restore av mailboxen om ex. kalendern synkats sönder skulle innebära många timmars jobb.

Men vi har flera frågeställningar att ta hänsyn till. Jag nämnde indexeringsverktyg och söktjänster tidigare. Dessa verktyg ger oss ett litet annat huvudbry. När vi lagrar stora mängder objekt i en mapp i vår mailbox (speciellt i systemmappar som inkorgen, skickat, kontakter m.fl.) blir det ett väldigt tungt jobb för Exchange servern ex. när vi väljer att sortera om i olika vyer. Därför bör vi undvika att lagra mer än 4-5000 objekt i en enskild mapp. Eftersom dessa nya sökverktyg gör det så enkelt att söka i mailboxen struntar vi nu i att vara duktiga och sortera in saker i undermappar vilket motverkar det jag just nämnde. Hur förklara man det för en användare?

Den bästa sättet vi har idag för att begränsa att databasfilerna drar iväg för mycket i storlek är att titta på ett 3:e parts arkiveringsverktyg. Dom kan ta ut gammal information som inte används så ofta samt större bilagor och lagra dessa i ett system bredvid. Därmed kan vi hålla hanterbara storlekar på Exchange serverns databaser, eftersom det bara är den fräschaste informationen som lagras däri. Dessutom bli mastodont mailboxarna inte så väldigt stora i själva mailbox-databaserna eftersom det mest arkiveras ut. Arkiven kan sen backas upp med lite andra metoder och intervall eftersom de ofta inte har samma krav på restoretider som Exchange databaserna. Marknadsledande på dessa system är Enterprise Vault från Veritas och EAS från Zantaz. Tyvärr är den här typen av system fortfarande ganska dyra, vilket gör att de inte riktigt är något för alla riktigt ännu.

Att trenden går mot större mailboxar är tydligt. Microsoft har själva ökat sina quotor för användarna till 2GB, och i Exchange 2007 sätter man för första gången en default quota på mailboxarna. Den är satt på just 2GB (den kan numera även sättas högre än 2GB i det grafiska administrationsgränsnittet). Men när ni funderar på att höja era quotor, kom ihåg att ni aldrig kan tillåta att datamängden att växa mer än ni klara av att hantera i ett disaster recovery scenario, och det i rimlig tid.

Om ni vill läsa mer om hur stor ni kan förvänta er att en databas blir med höjda quotor finns utmärkt läsning här: http://msexchangeteam.com/archive/2007/01/15/432199.aspx

Föresten! För er som läste mitt föregående inlägg om nummerplåtar, jag letar efter 027 nu...

I have been tagged by Richard!

This is a new phenomenon to me. I’ve been tagged by Richard Richthoff. I don’t really know what this tagging movement is, But I am afraid that if I don’t respond to it and pass it forward both me and my blog will be cursed.

So I have to tell you five things about me that you probably don’t know about me.

1. I am a collector, and I have always been... I try to look at myself as minimalist. And we try to have a minimalist home as too much things just makes you stressed. But I am a collector and I have a really hard time getting rid of stuff. And as I can’t display all my different collections, I just try hide them so that my girlfriend don’t make me get rid of them. Right now I am into collecting old golf balls... But next week it might be something else. It used to be Star Wars figures and Fantomen magazines before.

2. My favourite cities in the world is New York and Istanbul. I hope I will be able to live there for a while sometime...

3. When it comes to food, I always go for the safest bet! Others might say that I am predictable. For example: My favourite restaurant is Grodan in Stockholm where I always choose a "Ragmunk" and a beer. And if I go to a restaurant and there is a burger on the menu, my choice is easy. I am telling my friends that I am working on finding the world’s best burger! But I am not sure that’s the only truth. By the way... I think I found a candidate for the Worlds best burger! It was a Bishops Arms in Norrköping!

4. One of my biggest problems is that I always have a really hard time to realize that the day is over and that it is time to go to bed. No Mather how tired I am, I never manage to go to bed in time. And when I finally go to bed, I always come up with a bright idea that makes me go up again and write it down before I forgot it. I think that my most productive hours are between 22 and 02. This little problem makes me hate mornings! The only thing that can make me get up with a smile is when I am going for an early round of golf. I wonder if I am born to live in another time zone!

5. I am a "plate spotter". A friend of mine introduced me to the game about a year ago. The idea is that you should try to find registration plates on cars in numerical order. Starting with 001 you should try to find all combinations up to 999 (the letters doesn’t count). For the first 10 months I struggled hard. I found 001 and as I owned 002 the next plate was simple. But then it got harder. It wasn’t until November I found that the car besides me in my garage had 003. Then I realized that I have to start looking more careful. Since then I am dangerous in the traffic. I can’t walk or drive without looking at plates. Right now I am looking for plate number 022. Can you help me? A friend of mine who was also introduced to the game recently yelled while driving in Stockholm "Why are all idiots parking so damn close to each other?!? I
can’t see their plates!"

So now it is my turn to tag someone else! I am passing the mic to my friends Magnus Björk and Jimmy Andersson

God fortsättning!

Äntligen 2007! Det låter kanske lite konstigt att säga att man hyllar att tiden går fort, och det är inte så att jag syftar på att jag vill bli gammal... Men jag tror att 2007 kommer att bli ett jättebra år. Jag ser framförallt fram emot nya roliga Exchange 2007 projekt, men även nya produkter som Office Communication Server (uppföljare till Live Communication Server), Longhorn och en ny version av Windows Mobile! Idagarna släpptes Beta3 av Office Communication Server och det lovar jag att skriva mer om under våren.

En del av julhelgen har jag ägnat åt att skriva en workshop om hur man uppgraderar till Exchange 2007 från Exchange 2000/2003. Det är en endagars workshop där man får gå hela vägen från ax till kaka och som förhoppningsvis är en intressant dag för alla er som under året ska jobba med Exchange uppgraderingar. Under våren kommer jag att köra den på Cornerstone. Jag återkommer med det här snart!

Jag har fått många frågor, och jag har sett att det frågats en hel del på forumen om vad som gäller kring Standard och Enterprise versioner av Exchange 2007, och hur 32-bitars koden kan användas. Schott Schnoll har skrivit en bra artikel på sin blog om vad som gäller:
http://blogs.technet.com/scottschnoll/archive/2006/12/31/exchange-2007-platforms-and-product-keys.aspx

Jag vill också passa på att nämna att min gode vän Richard Richthoff också börjat "blogga". Här kan ni läsa hans kloka ord! http://richthoff.blogspot.com (Länk finns även här till höger).